一、选择供应商或生产企业
在选择供应商或生产企业时，需要注重考察生产企业的资信，是否具有生产能力，能否保证质量、保证按期交货，产品是否有对外贸易的竞争力等。
二、生产企业推销本企业产品出口
这一过程中，跟单员的主要工作内容有：
1、了解目标市场的需求特点和客户采购偏好;
2、了解并掌握公司产品的主要性能、工艺、质量标准、原材料构成、生产周期等;
3、了解并掌握公司产品的包装材料和包装方法;
4、了解并掌握公司产品的装箱率、集装箱可装数量;
5、掌握公司产品的价格和相关原材料价格;
6、了解近期本身本币对外币的兑换价格及变化趋势，即汇率和变化趋势。
三、建立对外业务关系，确定出口贸易对象
建立业务关系可能通过信函、电子商务、电子邮件、传真、参加国内外各种交易会和展览会、我驻外的使领馆、商会、企业名录、报纸杂志上的广告等途径搜寻或结识国外客户。
四、洽谈业务
洽谈业务是指买卖双方就某一种商品进行洽谈，内容包括价格及价格条件、货物的技术规格、包装、货款的支付方式和时间、运输方式、争议的解决方式和地点、货物数量、交货时间、保险、货物的检验标准和地点等。洽谈业务可以通过信件、传真、电子邮件等不见面的洽谈方式，也可以采用和客户见面洽谈的方式。在洽谈业务前必须事前作好充分准备。
五、签订对外合同
跟单员在这个阶段，通常是辅助外贸业务员做好以下主要工作：
1、整理双方达成的事项内容;
2、将客户的工艺单和要求转换为本公司的制造工艺单;
3、落实生产企业（车间），并完成确认样;
4、检查确认样，将符合客户或工艺单要求的样品寄送客户，等待确认消息;
5、根据客户的确认意见，改进确认样，直至客户确认样品;
6、做好合同项下订单生产彰的一切准备工作等。
六、买方开立信用证
外贸合同中若确定是以信用证方式结算货款，卖方（出口方）在签订外贸合同后，应及时将开证资料（内容包括出口方的开户银行名称、地址、SWIFT号码等资料）通知买方，买方应严格按照合同的各项约定按时开立信用证，这也是买方履约的前提。
卖方在收到买方开立的信用证后，首先要根据合同审核信用证。
信用证是依据合同开立的，信用证内容应该是与合同条款一致的。我们应该在国家对外政策的指导下，对不同国家、不同地区以及不同银行的来证，依据合同进行认真的核对与审查。在实际业务中，银行和进出口公司共同承担审证任务。
其中，银行着重审核开证行的政治背景、资信能力、付款责任和索汇路线等方面的内容，
a. 政治性的审查：来证国家必须是与我国有经济往来的国家和地区，应拒绝接受与我国无往来关系的国家和地区的来证。
来证各项内容应符合我国方针政策，不得有歧视性内容，否则应根据不同情况向开证行交涉。
b. 开证银行资信的审查：为了保证安全收汇，对开证行所在国家的政经济状况、开证行的资信、经营作风等必须进行审查，对于资信不佳的银行，应酌情采取适当措施。
c. 对信用证的性质与开证行付款责任的审查：来证应标明“不可撤销”的字样。同时要证内载有开证保证付款的文句。
上述3点，也是银行审证的重点，进出口公司只作复核性审查。
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d. 对信用证金额与货币的审查：信用证金额应以合同金额相一致。如合同订有溢短装条款，信用证金额应包括溢短部分的金额。信用证金额中单价与总值要填写正确，大、小写并用。来证所采用的货币应与合同规定相一致。
e. 对商品的品质、规格、数量、包装等条款的审查：证中有关商品货名、规格、数量包装、单价等项内容必须和合同规定相符，特别是要注意有无另外的特殊条款，应结合合同内容认真研究，做出能否接受、或是否修改的决策。
f. 对信用证规定的装运期、有效期和到期地点的审查：装运期必须与合同规定一致，如国外来证晚，无法按期装动，应及时电请国外买方延展装期限。信用证有效期一般应与装动期有一定的合理间隔，以便在装动货物后有足够时间办理制单结汇工作。关于信用证的到期地点，通常要求在中国境内到期，如信用证将到期地点规定在国外，或国外银行的柜台等，我们不易掌握国外银行收到单据的确切日期，这不仅影响收汇时间，而且容易引纠纷，故一般不宜接受。
g. 对单据的审查：对于来证中要求提供的单据种类和份数及填制方法等，要进行仔细审核，如发现有不正常的规定，例如要求商业发票或产地证明须由国外第三者签字以及提单上的目的港后面加上指定码头等字样，都应慎重对待。
h. 对其他特殊条款的审查：审证时，除对上述内容进行仔细审核外，有时信用证内加列许多特殊条款（SPECIAL CONDITION），如指定船籍、船龄等条款，或不准在某个港口转船等，一般不应轻易接受，但若对我无关紧要，尚且也可办到，则也可酌情灵活掌握。
七、签订内贸收购合同
在确定生产企业后，需要对某个商品的生产规格、价格、数量、质量、交货时间等作出具体的约定，并以书面形式记载，由生产企业（供货方）和收购方的法人授权代表在合同上签字盖公章，以示合同生效。
八、履行合同
履行合同是指进出口业务中买卖双方按合同规定，履行各自的义务。这一期间跟单员需要做的主要工作有：测算企业实际生产能力、原材料采购、生产进度跟踪、产品包装、生产质量检验等。
九、商检（客检）与报关
当货物生产完成时，对于法定商检的货物，在备妥货物后，跟单员应在报关前提前向产地商检局预约安排商检，只有经商检局签发的检验合格证书（一般是纸质的“出境货物通关单”和通过商检网络传输的“出境货物换证凭条，’），海关才放行，凡检验不合格的货物，经返修后仍不合格，则不得出口。
除了国家商检外，还有客户到生产企业进行检验（简称客检）。对于合同约定由买方（客户）检验的，要提前联系买方，确定具体的检验日期。一般而言，经“客检”合格的商品，买方会出具 “客检证”。不论是国家商检，还是“客检”，都是在生产完成并包装入箱后进行的。
十、安排运输与保险
跟单员在这个阶段，必须做好以下主要工作：
1.物流运输的跟踪。在订单完成后，经过检验、报关等环节，货物按预定的舱位装船起运。由于货物运输多数是依靠集装箱运输的，跟单员必须了解集装箱尺寸，合理估算集装箱内货物装载量。
2.报告最终可出口产品数量（包括外箱等包装数量）、体积、重量等数据，配合其他部门（如单证部、储运部）办理租（配）船订舱工作和保险事宜;
3.如果是全程跟单，则需向货运代理或船务代理办理租（配）船订舱，并在运输工具启运前完成保险事宜。在货船离港后，需向货运代理或承运人取得符合要求的运输单据。
十一、制单结汇
在这一阶段中，跟单员必须了解交单议付所需单证的种类，从哪里能得到这些单证;有了单证之后，还需要对单证进行整理，为正确及时制作结汇单证创造条件。
十二、外汇核销与出口退税
按照国家的有关外汇管理规定，出口企业在货物出口和收汇后，必须办理出口收汇核销手续;而出口退税是指一个国家或地区对已报送离境的出口货物，由税务机关将其在出口前的生产和流通的各环节已经缴纳的国内税金（增值税、消费税）等间接税税款退还给出口企业的一项税收制度。
出口退税的单证的主要单证有：出口报关单（出口退税专用联）、出口收汇核销单、银行结汇水单、进货发票、出口销售发票。各种单证的内容（如商品品名、数量、计量单位等）要相互一致，不矛盾，并在规定的时间内向税务机关（国税）办理退税手续。
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