“删”，就是抹去。凡不合需要，无助于报告目的、要求的材料、主张、文句都在删除之列。如与主题无关的多余的材料、超越职权范围的主张、可有可无的字词句或段落等等。有时限于篇幅，还要“割爱”。
“改”，就是变更。报告稿中一切不正确、不严谨、不全面、不贴切的地方，都需要变更为正确的、严谨的、妥帖的说法。
“调”，就是调整。即在既有内容与形式范围内所作的调节。如调整正文各要素的排序，调换字、词、句的位置等。
在核查并纠正、弥补了各种错漏之后，还需要从进一步提高表达效果的角度，对报告稿加以完善。如进一步充实内容，调整正文的结构，对文字做更深入精细的推敲、锤炼等，达到“锦上添花”、使报告稿能产生更大的效用的目的。
在修改文稿过程中应注意如下几个问题：
首先，由于修改活动常为一种集体行为，因此，也常会产生不尽相同甚至完全不同的修改意见。这时，若为重大分歧，应以集体决议为最终修改依据；若为一般性分歧，可请主管领导定夺。
其次，拟稿人在修改文稿过程中应正确使用各种修改符号。
最后，修改后的报告稿文面必须整洁，符合报告稿书写规范的要求。
（七）审定报告稿
报告稿的审定一般送交单位、部门或组织的负责人。从一定意义上说，它是修改工作的延续。
四、会议报告写作的注意事项
（一）要吃透两头。即吃透上头，摸清下头。“吃透上头”就是要深刻领会党和政府的方针、政策和上级的指示。这是基层单位工作的指导思想和基本依据。要写出有思想性、理论性，对本部门、本单位有指导意义的报告，必须反复学习、理解消化上级的指导示精神。上级的指示，尤其是中央、省、市党和政府部门的指示，更带有普遍的指导意义。只有把中央或上级的指示与本部门、本单位的实际情况结合起来，才能提出贯彻执行指示精神的具体意见和方法。“摸清下头”就是深入基层，调查研究，全面具体地掌握情况。领导干部作报告、讲话的原材料来自广大群众的实践。对自己周围的工作情况，群众的呼声和要求及现实生活中出现的新情况、新问题，及时地调查、分析，这是提高报告稿质量的基础性工作。一篇带有指导性的会议报告，总的是要提出问题、分析问题、解决问题，这就要求拟稿者要亲自下去了解有关问题，掌握基层的实际情况，然后把得到的原材料，经过领导机构的集体讨论和自己的认真分析，按照上级解决这些问题的指示精神，形成系统的条理性的意见。在此基础上才能动手起草会议报告。
（二）要实事求是。报告中无论是对过去工作的概括总结，还是提出今后要完成的任务，都要坚持实事求是的原则。对成绩不夸大，不遗漏，不无中生有，对缺点不掩盖。提出的措施、办法，要切实可行。
（三）要有针对性。会议报告是讲给听众听的，因此，起草报告，首先要明确报告的内容，了解听众的情况。尤其要了解听众的思想状况、文化水平、职业特点，了解他们的心理、愿望和要求，以便决定讲什么内容，怎样讲，从而做到有的放矢，解决实际问题。
（四）要重点突出。报告的观点要鲜明，重点要突出，以便听众把握报告的要领，给他们留下鲜明深刻的印象。
（五）要阐述深刻。作报告，要做到充分地说明主旨，就必须从理论和事实的有机结合上分析论证，深刻阐述。理论论证，一是引用，二是分析。引用：是根据论证的需要，引用马克思主义的经典言论、党和国家主要领导人的讲话、党和国家的有关方针政策，使报告主旨建立在马克思主义基本原理和党的方针政策的基础上。引用要精，更重要的是要有自己的理论分析，运用马克思主义的基本观点和党的方针政策，直接回答现实中出现的新问题，从而推动全面建设小康社会的不断发展。另外，会议报告的性质，决定了它除了必要的理论阐述外，还必须以大量的典型事例、统计数字作例证，增强报告的说服力。这就要求选例必须真实典型，富于雄辩性。分析：就是利用理论观点、事实材料等围绕报告者所提观点、意见进行由外到内、由表及里、由现象到本质、由感性到理性的有理、有利、有节的分析说理。
（六）要条理清楚。会议报告正文大多采用小标题式、序码排列式或以段分层式结构，体现出清晰的条理。这样，既能突出报告的内容要点，又便于听众抓住报告要领。这就要求报告的各层之间，要有严密的逻辑性。这种严密的逻辑性，主要表现在三个方面：（1）各层意思不能重复。报告正文一般都有多个层次，每个层次都有相对的独立性，绝不能上个层次的意思与下个层次的意思基本相同或部分相同。（2）各层意思不能矛盾。各层意思都应是在中心论点统帅下的不同层面，每个层面都应是从某方面说明中心论点的，不允许与中心论点相抵触。（3）各层意思逐步深化。每一层意思都是前一层意思的深入，表现出一种由分析到综合、由现象到本质、由浅层到深层的逻辑推进。
（七）要倾注感情。会议报告要靠生动形象的语言，真挚深厚的感情，才能吸引听众，感染听众，才具有鼓动性。因此，会议报告要把叙事、说理、议论和抒情有机地结合起来。语言要力求口语化、大众化，既朴实无华，又生动形象。对整篇报告来说，往往既有概括简要的情况叙述，又有精辟深刻的议论说明；既有冷静中肯的理性分析，又有饱含激情的鼓动激励。这样，才能使听众听完报告后，既明白了事理，又受到了感奋，从面增强信心和力量。
五、报告稿拟写常见的问题
（一）篇幅冗长
1．长篇大论，言之无物。有的报告长达四五万字，文中套话连篇。谈工作，只讲大道理，不讲实际情况；讲问题，只谈原则话，不谈要害处；讲下步工作安排，只喊口号，缺乏具体措施。有的工作情况报告虽然文字不长，但是空话、套话成串，文中的话今年可以用，明年讲也不过时，读了以后清汤寡味。
2．语言繁琐，拖泥带水。虽然文中有些实际内容，但是一半的篇幅是罗列事实和数字，听了看了令人头昏脑胀。报告的语言啰嗦、乏味，套话来回说，情况反复讲，生怕遗漏。文中的事实和数字举例，从省、市、县到乡、村、户，层层都有，面面俱到。这种情况在一些综合性工作报告和年终工作报告中经常出现。
3．画蛇添足，浪费笔墨。例如，某单位的一份报告长达2500多字。报告中真正有用的话不过700字，其余全是多余的话。这类现象虽不多见，但是不加以克服，很容易带坏文风。
（二）内容粗糙
1．内容重复。这种现象在报告中时有出现，在一份报告里相同内容前后重复出现。
2．照抄照转。有的领导机关和业务部门在贯彻上级的方针、政策、法律、法令时，不从本地区、本部门的实际情况出发，不进行认真的调查研究，就动手写报告。肚里无货而又急于求成，只好照抄照转。有的拟稿人成条成段地抄录上级文件，甚至连上级文件中的举例也原封不动地抄录，一篇8000字的报告，只有千把字是自己的话；有的边抄边主观臆造，撰写的报告稿还不如上级文件具体可行。更为严重的是，有的抄录上级文件断章取义、曲解原意，造成报告内容支离破碎，损害了报告的严肃性和权威性。这种照抄照转上级文件的现象是比较严重的。其原因主要是：一是认识模糊，水平有限。有的拟稿人错误地认为，抄录上级文件比较保险，不会犯错误；还有的拟稿人本想来点独到见解，创造性地贯彻上级指示，但由于水平有限，想不出新点子好主意，宁可照抄照转文件。二是作风懒惰，敷衍塞责。有的拟稿人思想疆化，作风懒惰，不动脑，图省力，怕艰苦，但又要完成任务，于是只好东抄西摘，对付一下了事。三是紧跟形势，虚以应付。
例如上级发来了重要通知，或要求学习重要文件和讲话，或要求开展某项工作，如果本单位、部门没有个态度，怕不好交待。为了紧跟形势，便匆忙上阵，虚晃一枪，照抄照转，应付了事。如若有人问及，也好说话。实践证明，不管出于什么原因，照抄照转是一种消极怠工。如果贯彻上级指示的报告稿没有自己单位、部门的特点和见解，宁可不作报告，认真地按照上级的指示精神办事就可以了。如果一时拿不出具体的贯彻意见，可以抓紧时间进行调查研究，在摸清情况的基础上，从实际出发，提出有针对性的贯彻意见再作报告，决不能照抄照转。
3．政策矛盾。有的领导机关所属的一些业务职能部门，由于不了解其他部门的政策规定和业务情况，轻易地在报告中曲解政策，结果造成政出多门，政策矛盾，使下级单位难以执行。政策上的矛盾，不仅影响了基层的工作，而且造成了单位、部门之间的矛盾。
4．缺乏针对性。没有新东西，政策不明确，措施不具体，满篇官话，冠冕堂皇，令人看了生厌，群众把这种公文叫做“官样文章”。请看下面这段话：“六、改进作风，狠抓各项工作的落实。二季度工作任务很重。各级领导要努力从文山会海和琐碎事物中解脱出来，走出会议室、办公室。深入基层，深入群众，调查研究，解决问题，少说空话，多办实事，在抓早、抓紧、抓实上下功夫，真正抓出成效来。”这些话写在报告里只能流于形式。
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