要注意材料的现实有效性。材料本身应对说明、解决现实问题有实际意义，以增强报告稿的说服力。时过境迁的“陈谷子”“烂芝麻”既难以激起人们的兴趣去思考，又无助于从中得出有力的结论。其结果只能是正确的主题得不到有效表现，问题的解决也自然受到妨碍。
（三）确立主题
报告稿的主题是指报告稿所要表达的主要问题和报告人的主张。主题就是报告稿的中心，处于支配地位。内容的安排、材料的选取、语言的运用都必须服从主题表现的需要。没有主题或主题得不到鲜明正确的表现，这样的报告稿是没有效用的一纸空文。
报告稿的主题与一般文学作品的主题不尽相同。首先，文学作品的主题是隐含于作品内容中的中心思想或基本观点，而报告稿的主题则是明白显露直接表达出的情况、问题和作者的主张。其次，文学作品的主题的形成需要有一个“提炼”过程，即撰稿人从丰富、实际的大量材料中，“造出”或“引出”其中固有的正确“结论”，但报告稿的主题通常不是拟稿人个人提炼出来的，而是由对问题的处理已形成意见的单位、部门领导授意的。不管主题是经调查研究、分析综合，从事实中“引出”的，还是法律、法规所规定的，报告稿的主题必需经过对工作负有法定职责的领导认可并直接或间接授意。
在确立主题的过程中，拟稿人需要将单位部门领导者的“授意”，化原则为具体，化分散为集中，化含糊为精确，化纷论为条理，化隐含为显露，化疏漏为严密。保证主题有切实的针对性，符合实际，有助于解决实际的工作问题，并便于听报告者正确理解和有效执行。
1、报告稿拟写中确立主题的特殊性。
从主题的产生看，它更强调“意在笔先”。尽管报告稿主题的形成和其他文体主题的形成一样，都是客观现实生活的反映，都是从材料中提炼出来的，都要经过一个萌发、形成、提炼、深化的复杂过程，但它不如其他主题的确立那样自由、灵活，不完全而且大多不是拟稿人的有感而发，它必须受领导思想的制约，有较强的客体意识。在这种情况下，拟稿人常常要根据事先拟定的主旨即写作意图和中心思想来组织材料。
从主题形成的过程来看，多数酝酿时间比较短，短的报告稿尤其如此。
从主题的制作方面来看，它常常是集体智慧的结晶，是群众思维的结果，是领导、上级意图、社会生活实际等多方面因素的融合。
2、对报告稿主题的要求。
报告稿的主题必须做到正确、鲜明、集中。
正确：主题必须符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，必须符合客观实际情况，能反映出客观事物的本质规律，对工作起到积极指导作用，经得起实践的检验。如果主题错误，就会给工作带来损失。而要做到主题正确，就要吃透上下两头，掌握实际情况。
鲜明：主题必须十分明确而毫不含糊，赞成什么、反对什么、提倡什么、禁止什么、肯定什么、否定什么，都要非常明白地表述和交待。这正如刘熙载所说的：“凡做一篇文，其用意俱要可以一言以蔽之。”要做到鲜明，第一，主旨要有针对性地回答现实生活和实际工作中需要解决的问题，对症下药，有的放矢，不能只是笼统地讲一般性的原则，说不着边际的套话，大而无当；也不能遇事绕道走，环顾左右而言它，不接触实际问题。第二，主题要清晰明确，对其内容的解释必须是惟一的而不是模棱两可的，表达主题的语言必须是确定的而不是模糊的，否则会使人不得要领，无所适从。第三，主题要有完整性。报告稿是为了提出问题、分析问题、解决问题的，主题不能只提出问题而不解决问题，不能“话到嘴边留半句”，含而不露，言已完而意未尽，让听报告者去揣度。
集中：报告稿一般要求内容集中，其主题更要集中，不可多中心，“意多乱文”。只有主题集中，报告稿才能写得深刻，重点才会更突出、鲜明，才更容易被对方理解，有关事项也更便于处理，有关规定要便于执行。面面俱到，主次不分，就会影响报告稿的表达效果及其实际执行效果。要做到集中，第一，要目标始终如一，不能下笔千言，离题万里；第二，要注意在内容完整的基础上集中，要统观全局，高层次确立主题。
3、报告稿主题的表现。一是题目明旨。在报告稿题目中概括点明文章主旨。以极简练的词语概括指出了报告稿主题。十七大报告题目即是。二是开门明旨。这是主要方式，正文开头一段中标出主题句，使读者一目了然。三是篇末点题。在报告稿结尾一语道破，开头揭示文章内容重点及方向，结尾亮底，点明主题。四是片言居要。在报告稿中间内容重大转折之处揭示主题，同时起到承上启下的过渡联系作用。五是一线贯通。主题分散于报告稿各个部分的小标题、小观点中，起到穿针引线的作用。
（四）拟写提纲
提纲是报告稿结构的蓝图,有了提纲就可以将结构安排的结果“固定”下来，在拟写报告稿时就能有所遵循，做到胸有成竹，顺理成章，不仅能节省时间，而且能避免“十步九回头”，避免出现“闲笔”和思路上的紊乱，保证报告稿思路顺畅，结构严谨。为此，拟稿人在撰写报告稿时，除篇幅很短、结构非常简单的可以用打“腹稿”形式确定结构安排的结果外，大多数情况下都需要将结构安排见诸文字，拟制出提纲。
根据报告稿篇幅长短、结构繁简、内容多寡的不同，提纲可粗可细。粗的可以只描述总体轮廓，拟出报告稿标题，确定总的要素构成并排列次序；细的则还应将如下一些部分也包括其中，如：怎样划分段落，怎样过渡，怎样照应，怎样开头和结尾，在哪里使用哪些具体材料，哪些地方需详尽些，哪些地方应概略些，报告目的和要求以及主题应在哪里点明或再次强调等。
在拟写提纲的过程中，应高度重视对报告稿标题的撰拟。因为标题不仅是报告稿的名称，而且是“纲”中之“纲”，它往往直接揭示报告稿的主题，也可以直接或间接反映报告的目的或要求。拟写提纲时，不重视标题，不对其结构完整与否、贴切与否、详略得当与否、准确与否作出认真的审定，往往是形成报告稿离题、跑题甚至失效或降低效用的原因之一。为此，拟写标题时必须注意：一是结构要完整。二是语意要确切。三是文字应简练、醒目。
（五）草拟报告稿（略）
提纲完成之后，要送领导审定，经同意后就可以按其所规定的内容和次序，草拟报告稿了。
（六）修改核查报告稿
修改润色是报告稿拟写过程中一个十分重要的环节，因为拟稿人在写作过程中考虑不周、有所疏漏，总是难免的。正是从这个意义上，有人讲，好报告稿几乎都是反反复复“改”出来的，而不是“写”出来的。
报告稿需要作反复的修改，因为修改对提高报告稿的质量有重要影响。修改工作实际上是打磨报告稿质量的创造性活动。在实践中，即使是篇幅简短的报告稿，由拟稿人一挥而就，就不做任何增、删、改、调是不多见的。原因很简单，报告稿中一字一句所能产生的实际效用，需要拟稿人精益求精，不能有一点一滴的疏漏，否则就有可能产生与报告者愿望完全相反的严重后果。同时，报告稿与一般文章不同，写一般文章是作者表达自己的意志愿望，撰拟报告稿则是在代单位、部门表达意志愿望，不仅有一个“词能达意”的问题，同时，还有一个“意（自己的理解及建立在这种理解基础上表达出来的意愿）能达意（单位的真正意愿）”的问题。因此，报告稿更容易出现疏漏，比一般文章更需要修改，修改的量及难度也更大。实际上，许多报告稿要经过几次、十几次甚至几十次反复的认真修改。
报告稿的修改，往往是一种集体行为。不仅拟稿人要参加，而且与之有关的单位、部门负责人以及其他工作人员，甚至下属单位的有关人员都要参与其间。而且报告稿越重要，涉及面越宽，参加修改的人员成分越具多样性，人数也越多。集体修改的具体形式，一种是由大家依次分别提出书面修改意见；一种是集体讨论，共同对报告稿作全面核查，找出错漏，加以修订补充。在对重要报告稿的修改实践中，这两种形式往往是交替使用的。
修改中，要坚持全面核查的原则。就是要以国家法律、法规（包括公文写作与处理方面的）、政策规定以及领导的“授意”和通用的语言规则为依据，逐字逐句地对报告稿作认真细致的检查衡量，找出从内容（主题、目的要求、对事实情况的反映、主张、数据等）到形式（文体、结构、格式、语言表达等）中的所有疏漏。核查的重点主要在：主题是否正确；对事实的反映是否客观真切；主张是否合法；政策界限是否清楚；措施是否落实，是否切实可行；与上级、平级单位、部门，自己单位、部门的其他规定，以及上下文之间是否存在矛盾抵触；报告目的、报告要求是否明确；结构是否完整、严谨；格式是否正确、合乎规范；材料的运用是否合理、其详略是否得当；语句是否通顺、简练、严密，是否符合语法逻辑等。
对于核查中发现的问题要依次以增、删、改、调等方式，纠正或弥补。
“增”就是增加、补充。报告稿内容、形式中的一切残缺、间隙、遗漏均须增补。如增补主张，使之完善可行；增补材料使报告稿更具说服力；增补字句，使文句更加严谨周密，合乎语法逻辑；增补要素使报告稿结构更加完整。
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